Kulturförvaltningen

Samordning

Ofta finns redan kontaktvägar och samarbeten mellan människor, verksamheter och organisationer, i vardagen. Däremot syns de inte alltid i kommunens strukturer.

Samordning handlar om att skapa förutsättningar för samverkan när flera behöver agera tillsammans. I kulturlivet finns många kontaktytor mellan kommunen, föreningslivet och andra aktörer. Syftet med denna del är att ge arbetsstöd för att stärka samverkan mellan kommunen och kulturlivet genom att undersöka hur kommunen kan bygga vidare på det som redan finns. Samordning byggs i vardagen, långt innan den behövs som mest.

Efter att ha arbetat med den här delen bör kommunen ha en tydligare bild av:

  • vilka aktörer som kommunen behöver ha kontakt med  
  • vilka kontaktvägar som fungerar  
  • vilka samverkansformer som kan byggas vidare på  
  • var det finns sårbarheter eller beroenden 

Samordning i praktiken

Aktörer som kan vara viktiga att involvera

Vilka aktörer som är relevanta varierar mellan kommuner. Särskilt intressanta kan aktörer vara som samlar människor, driver mötesplatser, har återkommande kontakt med invånare eller känner lokalsamhället väl. 

Offentliga verksamheter 

  • kultur- och fritidsverksamheter
  • funktioner med ansvar för föreningssamverkan
  • beredskaps- eller säkerhetsfunktioner
  • verksamheter som regelbundet samarbetar med externa aktörer 

Ideella och andra aktörer 

  • lokalhållare
  • arrangörer av större evenemang
  • studieförbund
  • kulturföreningar
  • aktörer som organiserar frivilliga eller återkommande samarbeten 

Gemensamma frågor för att utveckla samordningen

Frågorna kan arbetas med internt eller tillsammans med relevanta aktörer. Syftet är att synliggöra hur kommunen och kulturlivet möts i dag, vilka kontaktvägar som används och var det finns luckor, beroenden eller behov av utveckling. 

Forum och samverkan 

Här har frågorna fokus på var kommunen och kulturlivet redan möts och samarbetar.

  • Finns forum eller sammanhang där kommunen och kulturlivet möts regelbundet?
  • Fungerar dessa forum för dialog och samverkan?
  • Finns viktiga aktörer som kommunen skulle behöva ha en mer regelbunden dialog med?
  • Finns samarbeten eller arbetssätt som fungerar särskilt bra och som kan byggas vidare på? 

Kontaktvägar och ansvar 

Här ligger fokus på hur kontakten mellan kommunen och kulturlivet fungerar i praktiken. 

  • Är det tydligt vem som ansvarar för kontakten med olika delar av kulturlivet?
  • Finns rutiner för att hålla kontakter och kontaktuppgifter uppdaterade?
  • Är det tydligt för kulturaktörer och andra samarbetspartners vem de ska kontakta i kommunen vid behov?  
  • Finns kontaktvägar som fungerar även om ordinarie arbetssätt inte gör det? 

Sårbarheter och långsiktighet 

Här ligger fokus på sådant som riskerar att försvåra samverkan. 

  • Finns viktiga samarbeten som är beroende av enskilda personer?
  • Finns viktiga kontakter eller samarbeten som är svåra att ersätta om personer eller organisationer försvinner?
  • Finns det forum, kontaktvägar eller arbetssätt som hjälper till att hålla samverkan levande över tid?
  • Finns det aktörer med kunskap om tillgänglighet, inkludering eller särskilda målgrupper som kommunen skulle behöva ha närmare kontakt med? 

Från kartläggning till samverkan

Syftet är att stärka kommunens förutsättningar att samverka med aktörer som redan är en del av lokalsamhället. Genom samtal med berörda aktörer går det ofta att få syn på både styrkor och sårbarheter i befintliga kontaktvägar och samarbeten.  

Om kommunen vill börja i liten skala kan det räcka att samla några centrala aktörer och diskutera frågor som: 

  • Var fungerar samverkan redan bra?
  • Var är vi beroende av enskilda personer?
  • Vilka aktörer behöver vi ha kontakt med, men träffar sällan?
  • Finns det grupper eller perspektiv som riskerar att saknas?
  • Hur når vi varandra om ordinarie kontaktvägar inte fungerar? 

Samtalen kan också leda till konkreta åtgärder. Det kan till exempel handla om att: 

  • bjuda in nya aktörer till befintliga nätverk eller samverkansforum 
    stärka kontakten med verksamheter eller områden som sällan deltar i kommunens dialoger
  • skapa mer regelbundna kontaktvägar mellan kommunen och olika delar av kulturlivet
  • tydliggöra vem som ansvarar för kontakt och samverkan i olika frågor 
    minska beroendet av enskilda personer genom att sprida kunskap och kontaktansvar
  • använda befintliga nätverk för att dela information och erfarenheter mellan aktörer
  • identifiera aktörer eller perspektiv som behöver involveras tidigare i planering och dialog
  • använda befintliga arrangemang, träffar eller nätverk som arena för återkommande dialog
  • pröva hur kontaktvägar och samverkan fungerar genom enklare övningar eller scenariodiskussioner 

Hur kan resultatet användas? 

Resultatet kan användas i det fortsatta arbetet med risk- och sårbarhetsanalys, samordning, utbildning och övning. Det kan hjälpa kommunen att avgöra vilka aktörer som behöver involveras, vilka kontaktvägar som behöver stärkas och vilka frågor som behöver prioriteras framåt. Det kan också ge underlag för fortsatta dialoger, övningar och andra insatser inom beredskapsarbetet. 

Enkät till ideella kulturaktörer

Mycket av det som behövs för att förstå hur samverkan och kontaktvägar fungerar inom kulturlivet finns hos aktörerna själva. Enkäten kan användas för att komplettera kommunens egen bild och fånga sådant som annars är svårt att få syn på. 

Om verksamheten 

  • Vad heter organisationen eller verksamheten?
  • I vilken kommundel verkar ni främst?
  • Vilken typ av verksamhet bedriver ni?
  • Vad heter du som svarar?
  • I vilken roll svarar du?
  • E-post
  • Telefon 

Forum och samverkan 

  • Deltar ni i nätverk, forum eller återkommande samarbeten med andra kulturaktörer?
  • Finns det någon aktör eller funktion som ofta fungerar som en samlande kontaktpunkt?
  • Finns det forum där ni möter kommunen regelbundet?
  • Är det tydligt vem eller vilken funktion i kommunen ni ska kontakta i olika frågor?
  • Finns det aktörer eller perspektiv som ni tycker saknas i de forum där kommunen och kulturlivet möts? 

Sårbarheter och långsiktighet 

  • Finns viktiga samarbeten eller kontakter som är beroende av enskilda personer?
  • Finns det delar av kulturlivet som har svag kontakt med kommunen eller andra aktörer?
  • Finns det något som i dag försvårar samverkan mellan kommunen och kulturlivet?

Prioritering 

  • Vad tycker ni är viktigast att kommunen känner till för att samverkan ska fungera väl? 

Fördjupning

Myndigheten för civilt försvar:
Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar