Följ upp efter en övning eller händelse. Hur fungerade samverkan, informationsspridning och kontaktvägar, i praktiken? Vilka erfarenheter tar vi med i det fortsatta beredskapsarbetet?
Efter en övning eller händelse finns ofta erfarenheter som riskerar att gå förlorade om de inte fångas upp i tid. Uppföljning handlar om att ta vara på det som blivit synligt i praktiken och använda erfarenheterna för att utveckla det fortsatta beredskapsarbetet.
Erfarenheter från kulturverksamheter kan bidra till att synliggöra behov, relationer och lokala förutsättningar som annars riskerar att förbises i uppföljningen.
Efter att ha arbetat med den här delen bör kommunen ha en tydligare bild av:
vad som fungerade väl
vilka brister, sårbarheter eller saknade perspektiv som blev synliga
vilka förändringar eller utvecklingsbehov som bör prioriteras framåt
Uppföljning och rapportering i praktiken
Aktörer som kan vara viktiga att involvera
Vilka aktörer som är relevanta varierar mellan olika övningar och händelser.
Offentliga verksamheter
verksamheter som deltagit i övningen
beredskaps- eller säkerhetsfunktioner
funktioner med ansvar för kommunikation eller samverkan
Ideella och andra aktörer
Aktörer som deltagit i övningen eller har erfarenheter som är relevanta för uppföljningen
Att följa upp olika typer av övningar och händelser
Nedan följer exempel på frågor som kan användas för att följa upp övningar eller händelser där kulturaktörer varit involverade. Syftet är att fånga upp erfarenheter, lärdomar och utvecklingsbehov medan de fortfarande är färska.
Vilka frågor som är relevanta beror på vad övningen eller händelsen handlade om.
Exempel 1: Om övningen har handlat om långvarigt elavbrott
Vilka delar av verksamheten bedömdes kunna fungera även vid ett långvarigt elavbrott?
Vilka verksamheter eller aktiviteter bedömdes vara mest sårbara?
Vilka praktiska problem identifierades under övningen? (t.ex. belysning, värme, ventilation, vatten, larm, lås, kassasystem, digitala bokningar eller kommunikation)
Vilka reservrutiner bedömdes fungera väl, och vilka behöver utvecklas?
Vilka lärdomar drogs om lokalernas möjligheter och begränsningar?
Exempel 2: Om övningen har handlat om kulturverksamheters roll som mötesplatser vid en samhällsstörning:
Vilka behov bedömde deltagarna som särskilt viktiga att uppmärksamma
Vilka funktioner bedömde deltagarna att mötesplatserna skulle kunna fylla i en sådan situation?
Fanns det grupper eller behov som deltagarna upplevde kunde vara svåra att fånga i övningen?
Vilka resurser, kontakter eller nätverk lyftes fram som särskilt viktiga?
Vilka frågor eller osäkerheter uppstod under övningen som behöver undersökas vidare?
Hur kan resultatet användas?
Resultatet kan användas för att få syn på vad som fungerade väl, vilka utmaningar som uppstod och vad som kan behöva utvecklas. Det kan ge underlag för förändringar i arbetssätt, samverkan, utbildning och övning. För att erfarenheterna inte ska gå förlorade behöver de dokumenteras och tas vidare i organisationen.
Enkät till ideella kulturaktörer
Den här enkäten kan användas om kommunen vill samla erfarenheter från kulturföreningar, arrangörer och andra kulturaktörer efter en händelse eller övning.
Syftet är att få en bättre bild av hur situationen fungerade i lokalsamhället, vad som nådde fram och vilka erfarenheter som är viktiga i det fortsatta beredskapsarbetet.
Om verksamheten
Vad heter er organisation eller verksamhet?
Var i kommunen är ni främst verksamma?
Vilken typ av verksamhet bedriver ni? (t.ex. konserter, festivaler, scenkonst, studiecirklar, kulturförening, samlingslokal)
Erfarenheter från händelsen eller övningen
Var er verksamhet aktiv under perioden?
Påverkades era aktiviteter eller mötesplatser av situationen?
Märkte ni förändringar i hur människor använde mötesplatser eller deltog i aktiviteter?
Mötesplatser och lokala erfarenheter
Var det mötesplatser i kommunen där människor samlades mer än vanligt?
Upplevde ni att människor sökte information eller stöd i samband med aktiviteter eller mötesplatser?
Finns erfarenheter från er verksamhet som ni tycker är viktiga att kommunen känner till?
Informationsspridning
Hur fick ni själva information om situationen?
Hur spreds information mellan människor eller organisationer i era nätverk?
Fanns mötesplatser eller kanaler där många människor fick information?
Samverkan och nätverk
Samarbetade ni med andra aktörer under perioden?
Vilka typer av aktörer hade ni kontakt med? (t.ex. andra föreningar, arrangörer, kommunen, studieförbund)
Fanns nätverk eller organisationer som fungerade som viktiga kontaktpunkter?
Sårbarheter och utmaningar
Fanns situationer där information eller stöd inte nådde fram till människor
Fanns verksamheter eller mötesplatser som fick svårt att fortsätta fungera
Finns erfarenheter som kan vara viktiga att ta hänsyn till i framtida beredskapsarbete?
Räckvidd och tillgänglighet
Vilka grupper av invånare nådde er verksamhet under perioden?
Fanns grupper som hade svårt att ta del av information eller aktiviteter
Upplevde ni att språk, tillgänglighet eller andra faktorer påverkade hur människor tog del av information?